Відмова від відповідальності і політика конфіденційності

Умови надання послуг

Обсяг і зміст

ТОВ «Віза менеджмент сервіс Україна» (іменоване надалі «ВМС») надає послуги з підтримки Консульського органу (іменоване в подальшому «Дипломатична місія») стосовно обов’язковим аспектам отримання і обробки візових заяв. ТОВ «Віза менеджмент сервіс Україна» зараз є єдиною комерційною організацією, уповноваженою Генеральним Консульством Італії в Україні на надання візових послуг на території України.
Маючи певну правоздатність, «ВМС» при обробці заяв на території України діє від імені відповідної Дипломатичної місії в якості обробника і оператора персональних даних. Справжня політика дотримання конфіденційності роз’яснює, яким чином «ВМС» на території України збирає, використовує, розкриває і управляє персональними даними осіб, які звертаються за візами, і надає Місії відповідну інформацію.

Мета збору, використання і розкриття персональних даних.
За запитом ТОВ «ВМС», заявники надають такі дані: ім’я, особисту фотографію, адресу, дату народження, номер телефону, паспортні дані, свідоцтво про народження, підтвердження доходів, громадянство, інформацію про сімейний стан і трудової діяльності. Дана інформація надається на підставі вимог відповідної Дипломатичної Місії.
Дана персональна інформація може збиратися, використовуватися і розкриватися з метою полегшення обробки візових заяв, включаючи, але не обмежуючись наступними цілями:

  • Обробка візових заяв по різним категоріям віз і документів, необхідних для здійснення поїздки.
  • Відповіді на різні запити щодо процесу подачі заяв.
  • Відповіді на різні запити щодо статусу поданої заяви.

Персональні дані надаються добровільно. Однак відмова в наданні персональних даних може обмежити або яким-небудь іншим чином вплинути на можливість «ВМС» на території України надавати запитувані послуги.
Згідно консульської директиви, «ВМС» надає різні способи виконання запитів щодо процесу обробки візових заяв і статусу поданих заяв, до яких відносяться: колл-центр, онлайн відстеження, електронна пошта.
Користувачі, які роблять запит щодо статусу поданої через «ВМС» заяви, можуть вказати номер заяви і дату народження для отримання оновленої інформації щодо статусу візової заяви.
Однак користувачі, що роблять запити за допомогою електронної пошти щодо обробки візових заяв, при спілкуванні з співробітниками «ВМС» не повинні запитувати або надавати паспортні дані або іншу персональну інформацію. Замість цього рекомендується використовувати номер заяви, зазначений в договорі. У разі розголошення будь-якої персональної інформації заявник несе персональну відповідальність, а «ВМС» не несе будь-якої відповідальності за будь-які випадки неналежного використання персональних даних.
«ВМС» не несе відповідальності за встановлення законності та достовірності інформації, наданої заявником. Саме заявник гарантує, що надана їм «ВМС» інформація є точною, повною та актуальною.
         Слід зазначити, що видача та відмова у видачі візи проводиться на розсуд відповідної Дипломатичної Місії. Дане визначення означає, що надання та відмову в наданні візи – це факт, реалізація якого повністю залежить від рішення відповідної Дипломатичної Місії. «ВМС» не несе ніякої відповідальності за затримку в обробці, за рішення про надання або про відмову в наданні візи Дипломатичної Місії. Дипломатична Місія залишає за собою право запитувати додаткову документацію і відмовляти у видачі віз.

Розкриття персональних даних:
«ВМС» не виробляє заміну персональних даних заявника. Персональні дані використовуються тільки для цілей надання послуг з оформлення візи.
Однак «ВМС» може розкрити і опублікувати персональні дані, коли це необхідно для виконання рішення суду або відповідно до будь-яким правовим, законодавчим чи нормативним приписом, накладеним на «ВМС».
Порядок надання послуг:
«ВМС» надає персональні дані іншим постачальникам послуг, таким як служба кур’єрської доставки і оператори смс-оповіщення. Постачальникам надається доступ до інформації в обсязі, необхідному для виконання відповідних завдань. Постачальники послуг не можуть використовувати і розкривати інформацію, що містить персональні дані, в інших цілях. Службі кур’єрської доставки надається інформація про адресу заявника, його телефонний номер, ім’я і прізвище. Однак подібна інформація не надається постачальнику послуг смс-оповіщення. У всіх можливих випадках інші постачальники послуг зобов’язані дотримуватися безпеку і правила конфіденційності, розроблені «ВМС», і діяти відповідно до застосовного права та нормативно-правовими актами.

Обмеження відповідальності при наданні послуги смс-оповіщення
Послуга смс-оповіщення надається тим заявникам, які хотіли б отримувати актуальну інформацію щодо статусу обробки візової заяви.
Час доставки СМС залежить від наступних факторів: завантаженість мережі; чи знаходиться мобільний телефон заявника в межах досяжності мережі та включено його; знаходження мобільного телефону заявника в вимкненому стані або поза зоною дії мережі протягом 24 годин; пам’ять телефону заповнена (може бути застосовано, в основному, для телефонів застарілих моделей); у абонента активована функція спам-фільтр. Внаслідок цього ВМС не може гарантувати максимально швидкий час доставки СМС-повідомлення мобільним оператором.

Обмеження відповідальності при наданні послуги заповнення анкети
Послуга по заповненню анкети доступна для заявників в якості додаткової платної послуги.
Співробітники «ВМС» вводять дані, надані заявником. Обов’язком заявника є гарантування того, що надана їм «ВМС» інформація є точною, повною та актуальною. Співробітники «ВМС» вводять дані, зазначені заявником, в візову анкету і не несуть відповідальності за достовірність наданої заявником інформації. «ВМС» не бере участі в процесі прийняття рішення про видачу візи, що є виключною прерогативою відповідної Дипломатичної Місії.

Cookies-файли
Cookies-файли являють собою інформацію або фрагменти інформації, яка може зберігатися на комп’ютері чи інших пристроях з доступом до Інтернет користувача, наприклад, при відвідуванні користувачем сайту «ВМС». «ВМС» використовує сookies-файли, щоб зробити сайт простіше у використанні. «ВМС» не може ідентифікувати користувача за інформацією, що зберігається в cookies-файлах.
Сайт «ВМС» передбачає реалізацію певних функцій тільки при використанні cookies-файлів.
Більшість cookies-файлів є «сеансовими», що означає, що вони автоматично видаляються з жорсткого диска користувача в кінці сесії, наприклад, коли користувач залишає сайт. Однак «постійні» cookies-файли зберігаються при багаторазовому відвідуванні сайту.
Після того, як користувач отримує доступ до сайту «ВМС», йому пропонується дати згоду на використання «ВМС» cookies-файлів. Якщо користувач не дає згоду на використання cookies-файлів, він не повинен відвідувати сайт «ВМС». Якщо cookies-файли відключені, це може вплинути на зручність користування сайтом.

Зберігання та знищення персональних даних:
Пакети документів, отримані «ВМС» від заявників, які не копіюються і не зберігаються в «ВМС». Якщо інше не передбачено відповідною Дипломатичної Місії, будь-які інші документи, друковані копії, бланки або інші носії, що містять персональну інформацію, знищуються шляхом подрібнення відразу після повернення паспорта заявнику.
«ВМС» виконує безпечне видалення персональної інформації з будь-яких обладнань або пристроїв, що використовуються для зберігання персональних даних. При видаленні інформації з обладнань і пристроїв, що використовуються для зберігання персональних даних (наприклад, з картотек, комп’ютерів, дискет, аудіоносіїв), «ВМС» вживає всіх належних заходів для забезпечення повного видалення будь-якої персональної  інформації що  зберігається з метою запобігання доступу до них третіх осіб.

Правові зобов’язання щодо розкриття персональних даних
«ВМС» і інші незалежні постачальники послуг можуть надати персональну інформацію у відповідь на ордер на обшук або будь-який інший, що має юридичну силу, запит на підставі факту порушення закону або на вимогу слідчого органу, або якщо інше передбачено чинним законодавством. «ВМС» може розкривати персональну інформацію у випадках встановлення, здійснення або захисту законних вимог або, якщо інше передбачено чинним законодавством і нормативно-правовими актами ЄС.

Зміни в політиці конфіденційності
«ВМС» залишає за собою право вносити доповнення або зміни до цих Умов надання послуг в будь-який момент, у зв’язку з чим заявникам рекомендується відвідувати веб-сайт «ВМС» для отримання актуальної інформації.